Personvernregler

1. Innledning

Vi i Nordic Choice Hotels behandler dine personopplysninger i forskjellige sammenhenger, for eksempel når du bestiller tjenester av oss, overnatter på våre hoteller, bruker tjenester vi leverer og i enkelte andre sammenhenger. I vår personvernerklæring finner du mer informasjon om vår behandling av personopplysninger. Under finner du også kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller vil kreve innsyn.

Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven, herunder GDPR.

2. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Vårt foretak Wood Hoteldrift AS (org. no. 954898377), Fjellveien 187, 8011 Bodø, hello@woodbodo.com er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre systemer for booking, fakturering og hotelldrift. Vi er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av eposter fra oss til våre kunder og kontakter.

3. Behandling av personopplysninger knyttet til booking og opphold

I forbindelse med dine bookinger foretatt av deg selv eller av andre på vegne av deg, behandler vi de personopplysninger vi trenger for at vi skal kunne oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og din betalingsinformasjon. I noen tilfeller vil vi lagre ditt passnummer. I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss som for eksempel spa, restaurant, roomservice etc, for å levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.

Vi loggfører bruk av nøkkelkort i våre hotell. Dette gjør vi for å motvirke og oppklare kriminalitet, og av hensyn til sikkerhet, herunder brannsikkerhet. Vi lagrer loggene i 21 dager.

4. Behandling av personopplysninger for markedsføringsformål

Dersom du melder deg på våre nyhetsbrev lagrer vi og bruker vi din epostadresse til å sende deg nyheter og tilbud fra oss.

Vi vil også bruke din e-postadresse eller telefonnummer til å sende deg nyheter og tilbud innenfor regler om eksisterende kundeforhold. Vårt grunnlag er markedsføringslovgivningen.

Vi vil kontakte deg i sosiale medier etter ditt samtykke eller innenfor eksisterende kundeforhold. For å bruke sosiale medier som kommunikasjonskanal må vi levere ut din e-postadresse eller ditt telefonnummer til det sosiale mediet. Vårt grunnlag for dette er samtykke eller legitime interesser.

Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykker du har gitt oss. Du kan også reservere deg mot å motta markedsføring i eksisterende kundeforhold. Dette gjør du ved å sende en epost til hello@woodbodo.com.

5. Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet

Vi vil behandle data som inkluderer personopplysninger for å gjøre feilsøking og rette feil, forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker og for å analysere bruk og brukeradferd. Videre vil vi behandle personopplysninger for å verifisere din identitet, herunder verifisere identitet i forbindelse med din bruk av våre digitale tjenester.

Vi anonymiserer data eller utarbeider statistikk så langt vi klarer, men vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

6. Behandling av personopplysninger for øvrig

Dersom du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Grunnlaget for dette er legitime interesser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser.

Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.

7. Utlevering av personopplysninger og lovpålagt behandling.

Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.

8. Dine rettigheter

Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

For å ta i bruk dine rettigheter kan du gå til følgende side https://www.nordicchoicehotels.no/generelle-betingelser/generelle-betingelser/innsynsforesporsel/. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kommer til å be deg bekrefte din identitet eller be deg oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette må vi gjøre for å forsikre oss om at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

9. Personvernombud

Vi er en del av Nordic Choice Hotels. Nordic Choice Hotels har sitt eget personvernombud. Personvernombudet er ombud for alle hoteller tilknyttet Nordic Choice Hotels, inkludert for oss.

Personvernombudet er vårt kontaktpunkt for Datatilsynet.

Ombudet vårt gir alle hoteller i Nordic Choice Hotels, våre databehandlere og våre ansatte råd og veiledning om behandling av personopplysninger og reglene for dette. Ombudet jobber med å kontrollere vår overholdelse av reglene for personopplysninger og våre interne retningslinjer.

Ombudet vårt kan også hjelpe deg med å ivareta dine rettigheter overfor oss, eller hjelpe deg med å få svar på spørsmål om dine personopplysninger hos oss.

Du kan kontakte vårt personvernombud på hello@woodbodo.com.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du alternativt klage til Datatilsynet i Norge, eller tilsynsmyndigheten i det land du bor på hotell i. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider www.datatilsynet.no.

10. Cookies/informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen av våre nettsider.

En cookie er en liten tekstbasert datafil som plasseres på ditt utstyr (din smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett). Cookien hjelper til med å kjenne igjen hvilken type innhold og hvilke sider som besøkes på vårt nettsted. Informasjon som lagres ved hjelp av en cookie kan være hvordan du bruker nettstedet, hva slags type av nettleser du benytter og hvilke nettsider du har besøkt.

En permanent cookie ligger igjen på ditt utstyr for et bestemt tidsrom. En sesjonscookie lagres tilfeldig i ditt utstyrs minne mens du er inne på våre hjemmesider. Sesjonscookien forsvinner når du stenger din nettleser. Vi benytter både permanente cookies og sesjonscookies. Nordic Choice kan også komme til å benytte en tredjeparts cookies.

Dersom du ikke ønsker at våre nettsider plasserer cookies på ditt utsyr, kan du skru av cookies i din nettleser. Dersom du skrur av cookies vil funksjonaliteten for våre nettsider reduseres.

11. Personalisering av opphold hos oss

Wood Hotel Bodø ønsker å tilby våre kunder et best mulig hotellopphold tilpasset den enkelte gjests preferanser og kjøpshistorikk.

Vi vil, med grunnlag i berettigede interesser bruker opplysninger vi har mottatt fra deg om dine preferanser for rom (for eksempel «vindu mot havet» «ønsker stille rom») og opplysninger om dine kjøp hos oss («sparkling water» fremfor «still water») til å tilby deg et tilpasset opphold.

Disse opplysningene samles inn basert på dine kjøp hos oss og de ønsker du ytrer til våre ansatte.

Vi vil i tillegg noen ganger hente inn informasjon om deg fra åpne kilder som internett og sosiale medier, begrenset til informasjon relevant for å tilby deg et personalisert opphold hos oss. Grunnlaget for dette er berettigede interesser.

Opplysningene vil ikke bli levert ut til andre.

Du kan reservere deg mot vår bruk av dine opplysninger for personalisering av ditt opphold. Dette kan du gjøre ved å sende epost til hello@woodbodo.com.

12. Endringer i personvernerklæring eller i behandling

Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir gjennom denne personvernerklæringen vil derfor justeres og oppdateres med ujevne mellomrom. Vi vil dessuten endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør det nødvendig.